Fazer uma pausa de 10 minutos para fumar pode custar mais de 4 mil euros por ano à empresa

Sair para fumar, tomar um café ou simplesmente deslocar-se até a uma máquina de ‘vending’ pode significar um custo e uma perda de tempo. Saiba quanto podem custar algumas das distrações típicas a uma empresa.

Qualquer um de nós pode mencionar uma série de atividades que nos fazem perder tempo no escritório. Mas também há uma lista de supostas distrações que, incrivelmente, são produtivas.

Vejamos as pausas mais típicas: o cigarro que, obrigatoriamente (por lei) obriga a sair para fumar à porta ou a uns metros do escritório; o pequeno-almoço ou a conversa na máquina de café, que costuma ser um fórum dos recursos humanos, onde cada um apresenta a sua peculiar fórmula para gerir a empresa; os encontros fortuitos nos corredores e escadas; as esperas intermináveis junto às impressoras, que se enriquecem com uma boa conversa…

Os especialistas recomendam fazer uma pausa a cada duas horas, porque a partir dos 90 minutos a nossa atenção diminui, e desligar até que voltemos à nossa atividade com eficiência. Isto dá-nos uma nova perspetiva acerca do que é (ou não) perder o tempo no trabalho.

Segundo uma análise da UE elaborada em 2015, em Espanha 29% da população fuma, e esta percentagem aumenta para 40% quando se trata de fumadores em idade laboral, o que se traduz em 20 milhões de pessoas que fumam durante o seu horário de trabalho, avança o Expansión.

O ‘cigarrinho’ e o café

Luis F. Rodríguez, CEO da Watch&Act, apresenta um cálculo baseado em outros estudos sobre o tema: se a média for de 10 cigarros por dia – o que conclui um relatório do Journal of the American Medical Asociation (JAMA) em colaboração com a Universidade de Washington – e 60% for consumido no trabalho, é possível extrapolar um gasto médio de 4.000 euros ao ano por pessoa, o que corresponde a um sobrecusto para a empresa de 2,6 euros por hora e por pessoa, 12% mais do que o habitual. Se tivermos em conta que os fumadores podem gastar uma média de 4 minutos por cigarro, mais outros 4 entre sair e voltar ao seu posto de trabalho, mais 2 minutos de volta à concentração, podemos concluir um gasto de 4.382 euros ao ano por pessoa para a organização.

Os cálculos da Watch& Act também se referem ao café: se supusermos que 100% dos trabalhadores (exceto os abstémios) tomam uma média de um café por dia (inclui uma conversa com os colegas) e gastam 15 minutos por pessoa e dia, existe um custo associado de 0,7 euros por hora para a empresa.

A tudo isto se podem acrescentar outros “ladrões” típicos de tempo. Alguns não dependem dos colaboradores, mas da própria organização. Aqui há que citar as reuniões improdutivas: em mercados como o norte-americano, há todos os dias 11 milhões de reuniões e a maior parte dos profissionais veem-se envolvidos em 61,8 milhões de reuniões por mês, o que significa a perda de 31 horas mensais improdutivas que equivalem a quatro dias de trabalho completos.

Mas também há os emails, os Power Point eternos ou a má utilização das redes sociais no horário de trabalho.

Na realidade, se os profissionais de uma empresa fizerem bem o seu trabalho, não deve existir a preocupação de se permitirem a certas distrações, nem há motivo para estabelecer uma regulamentação formal que restrinja as atividades lúdicas no horário de trabalho.

Fazer uma pausa na nossa atividade laboral implica alguns benefícios e ativa o nosso organismo.

Quando até as coscuvilhices são produtivas

A máquina do café é o cenário típico das coscuvilhices e rumores do escritório. Para muitos, trata-se de uma perda de tempo e de um insalubre costume tóxico, mas nem sempre. Embora a coscuvilhice negativa e falsa seja perniciosa, há que ter em conta que o ‘rumor zero’ é algo praticamente impossível numa organização. A comunicação informal é seguida em muitas empresas e alguns rumores podem ter efeitos positivos em termos de comunicação interna, já que permitem surgir ideias e iniciativas que ninguém saberia se recorresse só aos canais tradicionais.

Convém ter em conta que há funcionários com uma liderança que não corresponde à sua função e responsabilidade, e que são capazes de impactar nos outros. Há que detetá-los e determinar se são construtivos, para que ajudem a gerir a mudança ou a motivar.

Distrações valiosas

Há atividades que, não estando relacionados com a sua função, podem favorecer a sua carreira profissional, ajudando-o a ser mais produtivo e contribuindo para o seu desenvolvimento, motivação e satisfação laboral.

“Salvando as reticências sobre o uso das redes sociais, um ‘não trabalho’ produtivo é a construção de redes, inclusivamente em horário laboral. Isto é bom para a tua organização, e para ti, já que a tua empresa beneficia também dos teus contactos. Neste sentido, dedicar horas de trabalho para contribuir para melhorar a tua marca pessoal e a da tua empresa nunca é uma perda de tempo”, avança o site espanhol Expansión.

Não evite o convívio com os seus colegas de trabalho. Algumas teorias de ‘management’ referem que incluir espaços e momentos de contacto e socialização aumentam a inovação e a produtividade da empresa. Alguma socialização e o facto de partilhar alguns momentos, juntamente com determinadas inovações e estratégias na gestão do tempo, podem converter-se numa arma poderosa para construir uma sólida cultura corporativa e favorecer a criatividade.

Embora seja raro, há quem pense que a hora do almoço transforma-se assim num momento crucial para o ‘networking’.

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