Os 10 mandamentos para gerir eficazmente um projeto

Jean-Louis G. Muller, autor do livro “Les fondamentaux du management de projet”, consultor e formador, descreve as 10 etapas-chave da condução de um projeto.

A gestão de projetos surgiu, nos anos 1950, na engenharia petroquímica (especialmente para a construção de fábricas), mas hoje em dia aplica-se uma variedade de situações: construir um site empresarial, desenvolver um produto, implementar um novo sistema de administração, dirigir a reorganização da empresa, etc.

Para ajudar quem se iniciou no mundo do empreendedorismo, Jean-Louis G. Muller, autor de “Les fondamentaux du management de projet”, partilha os 10 mandamentos para gerir eficazmente um projeto.

1. Tomar conhecimento do contexto, do ambiente e dos objetivos do projeto. “Seja para construir uma fábrica ou desenvolver um novo produto, o processo faz sempre parte de um ecossistema global. O gestor de projeto deve ter um conhecimento profundo das necessidades, do mercado, das restrições, antes de construir a sua estratégia. Esta informação vem geralmente do responsável, futuro proprietário do resultado do projeto”, diz Jean-Louis G. Muller.
2. Identificar as partes interessadas. À volta de um projeto gravita uma galáxia de grupos sociais. “Podem ser pessoas ativas na sua implementação, mas também indivíduos que se lhe opõem. Por exemplo, num projeto de engenharia, um dos principais interessados é o financiador; no desenvolvimento de produtos, é o cliente final que deve ser consultado. A comunicação deve ser adaptada, não vai ser a mesma para as diferentes partes interessadas”, explica o autor.
3. Clarificar as funções e responsabilidades do gestor de projeto. O papel do gestor de projeto foi transformado numa função e profissão pelos recursos humanos. “Concretamente, o gestor de projeto (pessoa física) representa a entidade construtora (pessoa moral) a quem a entidade adjudicante (pessoa jurídica) confia uma tarefa. Isso deve ser feito com base num orçamento, num período de tempo, e tendo objetivos a atingir… Estas informações são essenciais para definir o âmbito de ação do gestor de projeto”, explica Jean-Louis G. Muller.
4. Escalonar o caminho para atingir o fim. A importância de decompor em fases passa por ter uma série de escalões. “Em vez de se dispersar num horizonte de dois ou três anos, o gestor de projeto dispõe de etapas de três ou quatro meses, o que lhe permite não se desviar da rota e do objetivo final. Num projeto de engenharia, serão as fases de estudo, de aprovisionamento, de construção, de testes… No desenvolvimento de produtos, são as fases de validação técnico-económica, de conceção, de desenvolvimento, de industrialização, de homologação do protótipo…”, frisa o consultor.
5. Construir um organograma de tarefas e organizar uma repartição de papéis. O organograma de tarefas é uma das principais ferramentas da gestão de projetos. “O termo em Inglês que se refere a este método de repartição, ‘work breakdown structure’, ilustra o conceito de trabalho (work). Esta abordagem, formalizada desde os anos 1970, consiste numa decomposição em árvore de todo o trabalho necessário para obter os resultados esperados do projeto, como o trabalho de estudo, de compras, de fabricação, mas também o trabalho de gestão do projeto”, afirma Jean-Louis G. Muller.
6. Determinar orçamentos e prazos. Um projeto é sempre acompanhado de uma estimativa de custo, o empreendedor precisa de saber o que sua ambição lhe vai custar. “Não importa de onde vem o financiamento (fundos próprios, financiadores externos, clientes…), o que importa é o bolo que está à disposição do gestor de projeto. Outro elemento essencial: o tempo. Geralmente, é um sonho formulado, mas que nem sempre pode ser satisfeito”, esclarece
7. Medir o andamento do projeto. Depois do organograma de tarefas, esta é a segunda ferramenta mais importante para a gestão do projeto. “O gestor de projeto deve pôr a si próprio continuamente duas perguntas: nesta fase do projeto, estou a fazer o trabalho que era esperado? Ultrapassei o que foi alocado para este trabalho? Dependendo das respostas, pode inferir se o projeto está adiantado ou atrasado e se tem orçamento suficiente para o terminar. Esta medição permite estar em antecipação e dispor de uma boa visibilidade para corrigir a situação, se for necessário”, aconselha.
8. Animar reuniões e privilegiar o trabalho transversal. Num projeto, cada ator tem o seu próprio papel, mas também deve ter conhecimento do papel dos outros. “Se reunir as diversas partes interessadas, se o trabalho transversal for favorecido, fluidifica o andamento do projeto. No caso de desenvolvimento de um produto, cada vez mais as empresas utilizam a organização circular, o que eu chamo organização commando. Ao agrupar as diferentes equipas no mesmo lugar, o gestor de projeto reúne os componentes necessários para o sucesso da missão”, diz.
9. Entregar o resultado esperado do projeto ao proprietário. “Depois de concluída a obra, isto é, o resultado do projeto deve ser ‘entregue’ ao seu proprietário. Esta é a fase em que é explicado que o que era esperado foi realizado, que a obra está conforme. Num projeto industrial, a fábrica está pronta a funcionar. No desenvolvimento de um produto, o protótipo pode ser fabricado em série”, revela afirma Jean-Louis G. Muller.
10. Capitalizar a experiência. A capitalização desta experiência servirá para futuros projetos. Ao difundi-la, ao partilhá-la, estaremos a aumentar a riqueza da empresa. A experiência do passado torna a organização mais forte, aumenta o seu capital. Capitalização e divulgação não crescem uma sem a outra.