Como organizar refeições de negócios

Aquilo a que chamamos refeição de negócios tanto pode ser um almoço nas instalações da empresa como um jantar num restaurante ou em casa, quando os empresários decidem receber pessoas com quem têm relações de negócios e com quem fazem alguma cerimónia, sejam outros empresários ou os seus superiores hierárquicos.

No caso de ser para retribuir convites, aplica-se a regra de que deve receber como foi recebido. Se o receberam informalmente quase como um amigo, deve recebê-los da mesma forma e se o receberam com grande cerimónia, também deve fazê-lo.
Em relação aos almoços de negócios, seja num restaurante seja na empresa caso disponha de um espaço para aí organizar uma refeição, os cônjuges não costumam ser convidados porque, em princípio, estarão a trabalhar noutra empresa.

Quais são então os passos para organizar uma refeição de negócios sem cônjuges?

Em primeiro lugar, escolher o local onde vai decorrer o almoço para saber quantas pessoas pode convidar. A ementa, o vinho e a decoração da sala devem ser decididos logo que se marca a sala e mesmo ainda antes de se obterem as respostas aos convites. Se souber que algum dos convidados tem uma alergia a certo tipo de comida, pode alterar a ementa mais tarde.

Em segundo lugar, deve fazer a lista de convidados. Devem ser pessoas com interesses em comum para que a conversa flua entre todos. Quando se fazem convites para uma refeição sem cônjuges não é preciso convidar um número igual de homens e mulheres.

Se houver um convidado de honra, este deve ser o primeiro a ser convidado e só depois da confirmação da sua presença devem ser enviados os outros convites onde poderá incluir a menção «Em honra do Senhor X». Se todos os convites forem feitos pelo telefone, pode avisar que o almoço/jantar será em honra do Senhor X.

Quando obtiver as confirmações de todos e souber o número de pessoas que vão estar à mesa, poderá pensar no plano de mesa. O formato da mesa deve ser escolhido em função do número de convidados. Se forem oito poderá ser uma mesa redonda, mas a partir de 10 já será mais difícil a conversa ser comum. Se houver apenas uma presidência, o número de convidados deve ser em número ímpar. No caso de haver um convidado de honra que ocupe a 2.ª presidência, o número de convidados deve ser par. Deve-se procurar juntar pessoas com interesses comuns e evitar sentar lado a lado pessoas com incompatibilidades conhecidas.

Se se tratar de um almoço com uma agenda de trabalhos, o chamado almoço de trabalho, os organizadores deverão prever maior distância entre cada lugar porque as pessoas vão precisar de algum espaço para colocar os dossiês em cima da mesa. O anfitrião deve gerir os trabalhos. Alguém pode começar por fazer uma apresentação inicial antes de se servir a entrada e depois cada um poderá intervir e todos poderão ir tomando notas do que for acordado.

Em jantares até 12 pessoas não se exibem os planos de mesa e compete ao anfitrião indicar o lugar aos seus convidados. Mas pode utilizar cartões de mesa para indicar os lugares mais facilmente. Ou usar, discretamente, uma cábula.

A partir de 12 convidados é melhor ser uma mesa retangular ou oval e, neste caso, terá de decidir se quer uma presidência à francesa ou à inglesa. O lugar da presidência seja em que tipo de mesa for é sempre virado para a porta de entrada principal da sala. No sistema de colocação à inglesa, as presidências ficam nas cabeceiras da mesa e à francesa no centro da mesa. O sistema mais utilizado em Portugal é o de presidência à francesa para refeições formais de trabalho e o de presidência à inglesa para jantares privados. Nas mesas redondas não há este tipo de distinções de presidências.

Neste exemplo de um plano de mesa retirado do livro “Imagem e Sucesso”[1] temos uma mesa com presidência à francesa em que existe o mesmo número de convidados masculinos e femininos mas em que a ordenação de convidados se fez usando o critério da hierarquia:

O anfitrião aparece no plano como A (de Anfitrião) e em frente dele está o convidado de honra Rui Castro. A ordem hierárquica dos outros convidados é a seguinte:

Neste plano estão colocadas 15 pessoas. Nunca, repito, nunca se sentam 13 pessoas à mesa porque há sempre alguém que é supersticioso. A solução no caso extremo de terem falhado vários convidados é separar as mesas, se forem duas mesas juntas, ou, então, chamar alguém da empresa (com quem não se faça nenhuma cerimónia) e que aceite à última da hora estar presente para compor a mesa…

[1] Imagem e Sucesso – Guia de protocolo para pessoas e empresas, Isabel Amaral, pg.172-173 (Casa das Letras, Lisboa 2017)