Opinião

“O ritmo de adoção da faturação eletrónica por grandes e pequenas empresas tem sido surpreendente”

Eugénio Veiga, general manager da YET

O final do ano traz uma forte expectativa de que a obrigatoriedade da faturação eletrónica em Portugal seja finalmente concretizada. Em entrevista ao Link To Leaders, Eugénio Veiga, general manager da YET – Your Electronic Transactions, revela-se otimista e fala das vantagens e oportunidades que este processo de digitalização representa para as empresas e entidades públicas.  

O novo ano aproxima-se e, com ele, traz novas obrigações. Uma que tem sido sucessivamente adiada e que volta a estar em destaque é a obrigatoriedade de adesão à faturação eletrónica nas trocas comerciais entre empresas e Governos.

Em junho deste ano o Governo anunciava que o prazo para as micro, pequenas e médias empresas terem de receber e processar faturas eletrónicas tinha sido prorrogado até 31 de dezembro. As micro e PME ganhavam, assim, mais tempo para se prepararem para esta obrigação.

Agora com a contagem decrescente para 2023, a questão que se impõe é: será que é desta? Eugénio Veiga, general manager da YET – Your Electronic Transactions, unidade de negócio do Grupo Primavera, a Cegid Company, especializada no desenvolvimento de soluções de Faturação Eletrónica, revela que “é isso que esperamos! Desde o dia 1 de janeiro de 2018 que estamos em compasso de espera para a aplicação desta obrigatoriedade”.

O responsável explica ainda que, mais do que uma obrigatoriedade, a faturação eletrónica representa um conjunto de vantagens e oportunidades para as empresas e entidades públicas.

Qual o panorama previsto para 2023? Será que é desta que vamos ver implementada a obrigatoriedade da fatura eletrónica?
É isso que esperamos! Desde o dia 1 de janeiro de 2018 que estamos em compasso de espera para a aplicação desta obrigatoriedade. Este final de ano traz uma forte expectativa de que finalmente possamos ter a materialização do que há muitos anos se perspetiva, e que irá representar um forte avanço  para o nosso tecido empresarial e para os organismos públicos, não só do ponto da vista da produtividade e da eficiência dos processos administrativos, mas também da sua modernização, num contributo para um processo de faturação mais transparente, mais sustentável em termos ambientais e mais alinhado com aquilo que são as boas práticas recomendadas pela Comissão Europeia.

Pessoalmente acredito que com a entrada em vigor da faturação eletrónica obrigatória nos Contratos Públicos a partir do último dia de 2022 muitas empresas de pequena dimensão, que são fornecedoras do Estado e até aqui desconheciam esta tecnologia, vão ter a oportunidade de perceber que se trata de uma obrigatoriedade que irá melhorar em muito os seus processos de faturação, irá trazer aumentos de produtividade, redução de custos e facilidade de consulta das faturas e de outros documentos comerciais através do arquivo digital. As vantagens são muitas, por isso, espero muito sinceramente que esta medida avance, para bem da produtividade e da eficiência.

Como avalia a função do Estado nesta mudança de paradigma? Como tem sido a sua posição?
O Estado tem desempenhado uma função ativa na mudança de paradigma, apesar desta mudança ainda ser bastante lenta face ao desejável, devido aos sucessivos avanços e recuos da Faturação Eletrónica no Código dos Contratos Públicos (CCP). Do meu ponto de vista, Portugal poderia ser mais ambicioso neste processo, até porque já adotámos transformações no passado, como, por exemplo, a obrigação de certificação do software de faturação com os resultados que são conhecidos.

Poderia ser mais interventivo, adotando iniciativas que promovam a troca de faturas entre os diversos agentes económicos através de medidas legislativas, como a que irá acontecer entre empresas e os organismos públicos. Em Itália há exemplos destes desde 2019. Espanha irá adotar essa medida previsivelmente em 2023 e França irá fazê-lo em 2024.

“As empresas que ainda fazem uso do papel para a emissão de faturas, fazem-no por falta de sofisticação tecnológica própria ou dos seus clientes”.

Quais os setores que ainda recorrem ao papel para tratar da faturação? E o que ainda falta fazer para os consciencializar para a mudança?
Atualmente a maioria das adesões à faturação eletrónica proveem dos setores dos serviços e da Administração Pública, ambos relacionados com a obrigação da adoção no âmbito dos contratos públicos.  As empresas que ainda fazem uso do papel para a emissão de faturas, fazem-no por falta de sofisticação tecnológica própria ou dos seus clientes. Esta realidade é mais patente em setores mais tradicionais e onde existem empresas de menor dimensão, como, por exemplo, os setores agrícola ou o retalho.

Uma maior intervenção do Estado, por exemplo, através da adoção de incentivos neste âmbito, poderia consciencializar mais as empresas para esta mudança e tornar o processo de implementação mais rápido.

Com as sucessivas alterações, as microempresas e as PME já estão preparadas para esta obrigação?
O ritmo de adoção da faturação eletrónica por grandes e pequenas empresas tem sido surpreendente, antecipando mesmo os prazos legais. Atualmente, existe um maior número de empresas preparadas para respeitar o que é exigido pelo processo, mas também sentimos que os sucessivos adiamentos trouxeram alguma desconfiança em algumas empresas que ainda protelam decisões à espera de novo adiamento. Nos próximos cinco a sete anos, vai existir um crescimento acelerado do número de empresas a usarem.

As empresas têm claro os formatos e procedimentos que as faturas eletrónicas devem seguir?
Neste ponto o estado português fez um excelente trabalho para clarificar quais os formatos e procedimentos a ter em conta, através de uma coordenação exemplar de vários organismos (ESPAP, GNS, AMA, AT, etc.), onde ficou claro não só o formato admitido (XML/CIUS-PT), mas também os mecanismos de segurança exigidos para a garantia da autenticidade da origem e da integridade do conteúdo.

Os fornecedores do Estado que não emitam faturas eletrónicas nas situações em que são obrigados a tal, que riscos correm ou em que penalidades poderão incorrer?
Qualquer prática que leve a que uma obrigação legal não seja respeitada, não deve obviamente ser adotada. O risco do atraso no recebimento da fatura ou de o seu não recebimento por recusa da aceitação da fatura é uma realidade possível e que já acontece. Não existe explicitamente nenhuma penalidade designada, no entanto a correta aplicação do Código da Contratação Pública é supervisionada pelo Tribunal de Contas e, portanto, o não cumprimento de um requisito, neste caso a faturação eletrónica, pode ser enquadrado nos mecanismos de supervisão.

Algumas práticas estão a ser adotadas para que esta questão deixe de ser uma preocupação, como por exemplo através da sensibilização dos organismos públicos junto dos seus fornecedores ou da menção à exigência de faturação por via eletrónica nos concursos públicos.

“A faturação eletrónica é mais segura, mais privada e não corre risco de ser extraviada durante o envio. O processo de faturação e envio demora menos tempo, logo é possível receber mais depressa”.

 Se tivesse de enumerar as cinco formas que a faturação eletrónica pode ajudar os negócios, qual seriam?
Além de permitir a harmonização dos diversos modelos de fatura existentes na União Europeia, simplificando, assim, as trocas comerciais entre os Estados-membros, a faturação eletrónica tem inúmeras vantagens já conhecidas para as empresas: diminui a burocracia e o tempo necessário ao preenchimento e envio de faturas, permite reduzir custos – no site da YET- Your Electronic Transacions  temos um simulador de poupança que permite perceber um valor anual da poupança estimada –; há uma poupança ambiental inegável com a redução de papel, material de impressão e envio pelo correio.

A faturação eletrónica é mais segura, mais privada e não corre risco de ser extraviada durante o envio. O processo de faturação e envio demora menos tempo, logo é possível receber mais depressa. Por fim, sendo um processo automatizado, a probabilidade de ocorrência de erros é menor. Estas são algumas das vantagens apontadas pelas empresas que usam as nossas soluções, independentemente da obrigatoriedade legal.

Numa altura em que tanto se fala de cibersegurança, como é garantida a segurança das faturas eletrónicas e como se evitam os ataques de phishing com faturas eletrónicas, já registados com alguma frequência?
Muito se tem falado ultimamente sobre cibersegurança, devido aos ataques a organizações de grande visibilidade pública. Tem-se notado uma tendência crescente do aumento do cibercrime, principalmente durante a pandemia, dada a forte digitalização e uso de tecnologia por parte das organizações nas suas mais variadas operações e interações com terceiros, o que abarca inevitavelmente a função financeira e fiscal.

Com a legislação fiscal, especialmente o Decreto-Lei n.º 28/2019, o consumidor fica muito mais protegido destes ataques, pois a fatura tem de estar obrigatoriamente assinada ou selada, com recurso a um certificado digital qualificado – como por exemplo da CMD – ou com um selo eletrónico fornecido por entidades de certificação credenciadas, que garantem a correta verificação da identidade dos emissores das faturas e não a recusa desses documentos. O consumidor pode usar ferramentas gratuitas, como, por exemplo, o Adobe Reader para documentos PDF, que de uma forma intuitiva, simples e bem visível, assinala qualquer adulteração que possa ter ocorrido na fatura.

Da mesma forma, é possível verificar se a entidade que assinou a fatura é na realidade o fornecedor dos bens ou serviços. Atualmente a fraude fiscal com faturas eletrónicas, incluindo o carrossel do IVA, foi dificultada com a introdução das assinaturas e/ou selos eletrónicos, uma vez que existe a garantia de quem é o emissor da fatura, identificando-se o responsável legal da empresa pela emissão e integridade da fatura.

“Temos atualmente um parque de mais de 3.100 empresas a usar a nossa tecnologia, em diversos setores de atividade, sendo muitas delas empresas de referência, principalmente no setor da grandes distribuição e em organismos públicos”.

Qual a estratégia da YET para este mercado da faturação eletrónica?
Temos atualmente um parque de mais de 3.100 empresas a usar a nossa tecnologia, em diversos setores de atividade, sendo muitas delas empresas de referência, principalmente no setor da grandes distribuição e em organismos públicos. A nossa estratégia passa por prestar um serviço irrepreensível aos nossos clientes e serem eles próprios os embaixadores das soluções da YET. Podemos dizer que temos um nível de satisfação dos nossos clientes a rondar os 100%, o que é grande orgulho. Por isso, a nossa estratégia passa por continuar a garantir um serviço da máxima qualidade aos nossos clientes e assegurar que todas as empresas que decidam aderir às soluções de faturação eletrónica da YET terão um nível de serviço de excelência.

Respostas rápidas:
O maior risco: Não arriscar.
O maior erro: Hesitar por receio de errar.
A maior lição: Humildade.
A maior conquista: Integrar este fantástico grupo de profissionais.

 

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