Entrevista/ “O que continuará a ser relevante são as emoções que fazem a conexão entre as pessoas”

Há 20 anos no mercado, a VOQIN´ tem escritórios em Portugal, Brasil, Espanha e Flórida. Possui no seu portefólio ativações para grandes empresas como a Pfizer, Microsoft, Unilever, BCG e Liberty Insurance. O Link To Leaders falou com o CEO da agência, que acredita que “tudo vai passar por equipar o nosso talento com ferramentas para entregar experiências imersivas que construam uma relação mais próxima entre a marca e os seus públicos”.

Para responder às novas necessidades de interação com as marcas, a agência VOQIN’ passou por um processo de revisão global e lançou novos produtos, com o objetivo de provocar “emoções reais e de engagement no ambiente online”.

O resultado foi o lançamento da EMEX, uma plataforma virtual com soluções para eventos híbridos, transmissões ao vivo, webinars, interações e ativações de marca. Tudo num ambiente gamificado e com conteúdos de conexão emotiva, pensados exclusivamente para responder às necessidades digitais das marcas. A Unilever foi a primeira empresa a realizar a experiência com o EMEX, que já vai na versão 5.0.

Sediada em Lisboa, mas também com presença em Espanha, Brasil e Flórida, a VOQIN’ conta com cerca de 55 colaboradores espalhados pelo mundo. Ao longo dos seus 20 anos de existência, foi responsável pela realização de mais de 3500 eventos em 67 países.

A VOQIN’ já estava familiarizada com os eventos híbridos muito antes da pandemia?
Sim, já estávamos familiarizados com os eventos híbridos. Os anos de 2018 e 2019 foram de forte crescimento para a VOQIN’, começámos a desenvolver competências, a recrutar novos elementos para a equipa com skills em TI e Digital, a procurar novos parceiros na área e a trabalhar eventos híbridos. Por exemplo, fizemos um roadshow de inteligência artificial na América Latina para a Microsoft, que terminou em São Paulo, com 2500 pessoas no WTC e com 20 mil pessoas a assistir digitalmente. Fizemos também uma campanha digital para a Sportzone, #onossofutsal, que culminou com uma ativação de marca física, entre outras iniciativas.

Em 2020 a pandemia trouxe uma evolução exponencial para os eventos digitais, devido à impossibilidade de realizar eventos físicos, e transformou o conceito que tínhamos de experiências híbridas. Assim que fomos confrontados com os efeitos desta pandemia, não deixámos a nossa energia baixar, pelo contrário… ativámos um plano de ação com um forte canal de comunicação com os nossos clientes. Após ouvirmos as suas necessidades, inovámos a nossa forma de trabalho durante a pandemia e conseguimos ativar uma equipa de desenvolvimento e pôr no ar, em tempo record (em 60 dias), a EMEX. A EMEX é uma plataforma proprietária da VOQIN’ destinada à ativação e suporte a eventos digitais – com funcionalidades para transmissão em direto, streaming de conteúdos, reuniões entre participantes, botões de interação durante a sessão (like, live, inspiring…) que geram reports sobre os momentos de maior engagement durante o evento, fóruns, envio de emails de forma automatizada (e-mail automation), entre outras.

Esta plataforma é um espaço virtual que pode hospedar o universo ON e OFF em transmissões ao vivo, webinars, reuniões, stands 3D, interações, áreas de patrocínio, ativações de marca e gamificação para criar momentos imersivos e envolver o público-alvo.

O que podemos esperar da empresa para este ano?
A visão da VOQIN’ para 2022 passa pelo conceito “The Year of Discovery”. Queremos fazer deste um ano de descobertas, testar novos formatos, novas ideias, sem medo de arriscar. Vamos tirar partido da forte experiência em desenvolvimento de tecnologia e vamos investir na melhoria contínua. Estamos a implementar um novo modelo de liderança positiva na nossa equipa global, incentivando um espírito empreendedor, um mindset de autonomia e confiança, capacidade de saber identificar oportunidades, incentivando momentos de brainstorm, partilha e cocriação. Acreditamos que o nosso maior ativo, enquanto empresa, reside nas nossas pessoas, no seu forte know-how, soft skills, competências técnicas, e “capacidade de fazer acontecer”.

Além disso, estamos a apostar num redesenho da aplicação do nosso método para planeamento de eventos híbridos: o Emotional Thinking. Este método, que é a tendência do nosso mercado para 2022, permite-nos focar na criação de emoções junto dos participantes do evento, de forma a aumentar a sua atenção e envolvimento nas ações programadas.

“Além dos diversos projetos de clientes (híbridos, digitais e presenciais), criámos um novo formato de evento digital ou híbrido, inspirado em entretenimento como séries, filmes e programas de TV, a que chamamos de Emotional Series”.

Que tipo de projetos têm estado a desenvolver?
Atualmente estamos a trabalhar no desenvolvimento tecnológico da EMEX 5.0 e em breve vamos divulgar novidades. Além dos diversos projetos de clientes (híbridos, digitais e presenciais), criámos um novo formato de evento digital ou híbrido, inspirado em entretenimento como séries, filmes e programas de TV, a que chamamos de “Emotional Series”. O produto Emotional Series nasceu com o propósito de apoiar os nossos clientes a partilhar momentos diferentes com a sua audiência. O nosso objetivo é “Unbore things”, ou seja, criar experiências fora da caixa que motivem a audiência a assistir a conteúdos no canal digital, combatendo o efeito de “cansaço digital” gerado pela pandemia.

O Emotional Series baseia-se no planeamento de “temporadas” com um conjunto de “episódios”, nos quais transmitimos os conteúdos que os nossos clientes necessitam de comunicar às suas audiências, juntamente com conteúdos multimédia. Estes conteúdos, maioritariamente em formato de mini vídeos, são baseados em histórias reais ou fictícias, que vão sendo transmitidos ao longo do evento digital, com o intuito de manter a audiência motivada e a participar no mesmo até ao fim.

Assim, ao mesmo tempo que recebe conteúdos corporate (boring), o participante vai recebendo conteúdos de uma história “unboring” que lhe provoca emoção (o que melhora a retenção ou memória de tudo o que aconteceu no evento), mantém a audiência ativa (através de momentos de quizz online, botões de reação, fóruns) e cativa o grupo de participantes a assistir ao próximo episódio, onde serão revelados novos conteúdos sobre a história.

Com base na nossa experiência de mais de 18 anos neste mercado, este novo formato, permite-nos “ligar” o nosso know-how ao digital e trazer o nosso método de planeamento diferenciador de eventos, com maximização de ROI e reporting – o Emotional Thinking. Com este método, conseguimos trazer uma maior audiência para os nossos clientes, criar uma jornada emocional ao longo de todas as fases do evento e ligar o nosso trabalho às fases de trabalho dos nossos clientes.

Qual o produto que mais vos é requisitado?
O nosso serviço core continua a ser a estratégia e produção de eventos híbridos, físicos ou digitais. Mas estamos a ser cada vez mais requisitados pelos nossos clientes para ser um parceiro permanente para projetos de estratégia (comunicação, marketing, RH, vendas), produção de conteúdos (com base no método Emotional Thinking), projetos de comunicação (interna ou externa), lançamento de campanhas, ativação de novos mercados e ativação de marca. Temos vindo a apostar no crescimento da nossa equipa, com recrutamento de pessoas com competências em todas estas áreas, e também procuramos continuamente profissionais independentes que nos ofereçam suporte pontual em momentos de “pico de trabalho”.

O “digital de hoje” e a nossa plataforma EMEX permite-nos ativar uma audiência cada vez maior, quer com suporte a um maior número de conteúdos, quer proporcionando ambientes de relacionamento no digital, estabelecendo uma ponte de contacto bem antes do evento acontecer, potenciando um maior retorno do investimento e mantendo a comunidade ativa no pós-evento.

Temos atuado cada vez mais como um parceiro para estratégia, desenvolvendo vários projetos de conteúdo, especialmente com foco em criar relações emocionais entre as marcas e os seus públicos. O evento é só uma etapa de um processo de comunicação e engagement. Após tudo o que aprendemos e investimos durante a pandemia, hoje a VOQIN’ tem mais elasticidade e estrutura para acompanhar os nossos clientes durante todo o ano, partilhando o foco em objetivos a médio e longo prazo, não só no curto prazo – o momento do evento.

Quais as diferenças que mais destaca nos mercados onde opera?
A diferença principal e transversal a todos os mercados onde estamos é o facto de a proposta de valor da VOQIN’ ser única. Temos competências alargadas na produção de eventos, mas desenvolvemos tecnologia in-house, temos estratégia, design, conteúdo e digital. Aumentámos muito as nossas competências in-house, subimos na “cadeia de valor” e somos capazes de oferecer um portefólio maior de produtos e serviços em estratégia, conteúdos, comunicação e ativação de marca, mantendo o nosso core quer nos eventos físicos, digitais ou híbridos, de forma balanceada.

Quais são atualmente os principais desafios que enfrentam? É a tecnologia que não está a acompanhar a criatividade ou contrário?
O principal desafio é a recuperação do setor dos eventos que foi um dos mais fortemente atingidos pela crise económica gerada pela pandemia. A tecnologia e a criatividade evoluíram e foram as grandes responsáveis pela sobrevivência do setor nos últimos anos. Quem pensava que era possível fazer um evento digital de três horas? Dados confirmam que 100% da audiência permaneceu as três horas até ao fim, com interação nos comentários, como, por exemplo, através de mensagens ou de emojis.

Confirmamos a nossa teoria de que, através do nosso processo “Emotional Thinking”, conseguimos entregar experiências altamente emocionais no formato online, com grande interação entre os participantes e uma absorção do conteúdo que é impossível só com a utilização das plataformas tradicionais como, por exemplo, o Teams ou Zoom. Isto só é possível pelo desenvolvimento tecnológico aliado a outras competências de criatividade, design, neurociência, produção de eventos…

“Na VOQIN’ estudamos constantemente comportamentos e tendências, não podemos ter medo de arriscar, de investir em novas ideias e formatos promissores. Precisamos de ser provocadores de mudanças”.

Como caracteriza atualmente a indústria dos eventos?
É uma indústria em constante evolução. Para trabalhar com eventos, é preciso estar sempre preparado para responder às mudanças e necessidades da sociedade, seja incluindo uma nova tecnologia nas suas produções ou adaptando o formato das experiências durante uma pandemia. Por isso, na VOQIN’ estudamos constantemente comportamentos e tendências, não podemos ter medo de arriscar, de investir em novas ideias e formatos promissores. Precisamos de ser provocadores de mudanças.

As soluções virtuais foram um balão de oxigénio e alavancaram uma digitalização do setor que será irreversível. Como ficam neste cenário os eventos físicos?
Os eventos virtuais conseguem atingir um número maior de pessoas com cerca de 1/3 do orçamento do utilizado anteriormente para a mesma ação presencial, e isso deve ser levado em consideração pelas empresas, mesmo com a reabertura do mercado. Ao mesmo tempo, existem situações que necessitam de uma troca e/ou integração que o virtual não consegue substituir.

Eu gosto de dizer que nós temos hoje mais opções do que tínhamos em 2019. E todos gostam de ter mais opções. As empresas irão avaliar qual a melhor estratégia de acordo com as suas necessidades, mas ao contrário do que acontecia anteriormente, a componente digital estará presente na maior parte dos eventos, independentemente do formato. O que parece fazer sentido para a maioria das empresas, dizem-nos os dados, é manter a componente digital associada ao investimento físico, e assim poder aumentar a audiência, a interação entre participantes e a vida do conteúdo.

Qual o mercado que neste momento é mais representativo para a VOQIN`?
Neste momento o mercado mais representativo para a VOQIN’ é o americano, que retomou em força os eventos físicos, associado a uma camada digital. Segue-se o mercado inglês, o português e o brasileiro.

O que mais o tem surpreendido na transformação do setor dos eventos?
A capacidade de inovar, de se manter relevante e a resiliência do mesmo. A indústria dos eventos teve nestes tempos de pandemia a melhor oportunidade para se reinventar, pensar em temas de inclusão, sustentabilidade, dados, tecnologia. Os dados indicam que, até 2024, a indústria recuperará a níveis de 2019, mas com previsões de contínuo crescimento acima de 10% ao ano. O digital veio para ficar e cerca de 70% dos organizadores de eventos confirmam que os seus investimentos físicos terão uma componente digital associada para expandir audiências e a vida do evento.

Qual a estratégia de negócio para os mercados onde estão presentes?
Em Portugal conseguimos ganhar novos clientes e quota de mercado durante a pandemia. Vamos apostar em continuar a crescer junto do mercado corporate nacional e ao mesmo tempo recuperar o mercado internacional.

“Estamos a preparar tudo para que o formato híbrido seja verdadeiramente simbiótico entre quem participa digitalmente ou quem participa fisicamente”.

Quais os planos para o futuro da VOQIN`?
Tudo vai passar por equipar o nosso talento com ferramentas para entregar experiências imersivas que construam uma relação mais próxima entre a marca e os seus públicos. Seja qual for o formato da experiência. Estamos a preparar tudo para que o formato híbrido seja verdadeiramente simbiótico entre quem participa digitalmente ou quem participa fisicamente. Com o investimento que fizemos em tecnologia e pessoas durante a pandemia, sentimos que estamos prontos para uma recuperação acelerada, acima das expetativas do mercado.

Como será o evento do futuro?
Podemos dizer que o metaverse, 5G, IA, mixed reality, entre outras tecnologias que talvez ainda sejam desconhecidas, com certeza estarão presentes nos eventos do futuro. Mas o que continuará a ser relevante são as emoções que fazem a conexão entre as pessoas.

Respostas rápidas:
O maior risco:  Clima de incerteza provocado pela Covid-19 e a guerra na Europa, retração dos investimentos, subida da inflação, taxas de juro.
O maior erro: Ter medo de falhar.
A maior lição:  Validar as intuições com dados fidedignos, mas as duas devem viver juntas.
A maior conquista: Comprovar que conseguimos “entregar emoção” em eventos digitais.