A metodologia da Toyota para organizar a desordem no trabalho
Este método foi inspirado na forma de trabalho da gigante de automóveis Toyota e pode organizar a desordem que rodeia muitas das equipas que necessitam de dar prioridade ao que é mais importante.
As start-ups vivem num mercado que se move extremamente rápido e um simples passo em falso pode deitar por terras os planos dos empreendedores – sobretudo os que trabalham na área de IT e Marketing.
No entanto, existem metodologias que lhes permitem recorrer a formas ágeis e inteligentes para se organizarem. Uma delas é a metodologia Kanban – que consiste em visualizar os fluxos de trabalho de uma tarefa através da utilização de recursos gráficos e de uma estratégia de melhoria constante de processos.
O método Kanban foi originalmente anunciado por David J. Anderson, engenheiro da Microsoft, como aproximação a um processo exponencial e evolutivo para as empresas. Inspirado na metodologia de trabalho da gigante de automóveis Toyota, é uma forma de organizar a desordem que rodeia muitas equipas que necessitam de dar prioridade ao que é importante e de conhecer o fluxo de trabalho, e o WIP (“work in progress”) tolerável, com o objetivo de proporcionar ao cliente um melhor serviço.
Este método baseia-se numa série de princípios básicos conhecidos para evitar dois grandes problemas das start-ups:
– Procrastinação: muitas strat-ups têm grandes ideias, grandes projetos, grandes propostas, mas não conseguem implementá-las, acabando por abandoná-las. Kanban reduz a procrastinação porque atribui um tempo a cada tarefa, a fim de eliminar a dispersão.
– Organização: outro grande problema das empresas é que todos querem fazer muitas coisas e não se focam nas suas áreas de especialização. Todavia, é melhor que cada funcionário saiba o que fazer e tenha clara a sua dedicação.
Para o ajudar a organizar o caos em que está a sua empresa, conheça os 9 princípios a metodologia Kanban.
- Comece com o que faz agora
Não há nenhuma maneira concreta para executar o método. Se já possui um fluxo de trabalho específico, pode adaptá-lo ao Kanban. As mudanças não são radicais desde o início.
- Persiga a mudança evolutiva e exponencial
O Kanban é projetado para evitar atrito com o seu fluxo de trabalho atual. As mudanças radicais são desencorajadas pelo simples facto que podem fazer com que perca o sentido do que faz. Em vez disso, este método defende que nos devemos concentrar em fazer pequenas mudanças, em vez de reinventar a roda.
- Respeite os processos atuais, papéis e responsabilidades
O seu modelo atual de trabalho não pode ser de todo mau, e isso é o melhor de Kanban, que reconhece as vantagens do seu modelo e tenta melhorá-las. A sua missão é detectar o que pode ser melhorado em todas as fases de desenvolvimento do produto.
- Incentivar a liderança a todos os níveis
A definição de liderança mudou muito nos últimos anos. Kanban capacita até os estagiários. Não precisa de ser o CEO a implementá-lo. Cada membro de sua equipa deve ter uma mentalidade de melhoria contínua, tentando todos os dias fazer melhor e mais rápido.
- Mostre o fluxo de trabalho
É essencial perceber o fluxo de trabalho que tem em mãos. A maneira óbvia é usar um painel com colunas do seu processo. Nem todos os processos são os mesmos, por isso, nem todas as colunas têm de ser iguais. Defina o seu processo com os stakeholders, de forma a que o Kanban o ajude ao máximo. Use post-its, caneta ou software, não há nenhuma regra escrita.
- Limite o WIP tanto quanto possível
Não é o melhor trabalhador que começa mais coisas, mas o que termina em melhor estado e qualidade. Não importa que sejamos capazes de gerir 20 pojetos, se só um é concluído com sucesso. Calcule qual é o WIP tolerável para a sua equipa e mantenha um padrão de qualidade.
- Gira e avalie o ciclo
Assim que concluído o primeiro ciclo Kanban, deverá questionar-se: Tudo flui bem? Existe algum ponto em que tenha passado mais tempo? Não tenha medo de mudar partes do processo.
- As políticas do processo devem ser explícitas
Todos devem conhecer perfeitamente o processo e todos devem entendê-lo. Se há um membro da equipa que não compreende alguma parte do processo, deve explicá-lo ou alterá-lo.Todos devem falar a mesma língua.
- Melhore de forma colaborativa, utilizando modelos e o método científico
Partilhe o seu modelo Kanban com os seus colegas, pessoas de confiança ou outros profissionais que não sejam os seus concorrentes. Discuta com eles. Avalie sempre, desde o número de projetos que foram concluídos até à qualidade objetiva em termos de satisfação do cliente. E não tenha medo de mudar alguma coisa. O feedback e a melhoria contínua é a pedra angular do Kanban, por isso não hesite em perguntar e mudar.
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