Dicas para reuniões mais curtas e uma liderança mais poderosa

A pandemia mostrou às empresas uma nova forma de abordar as reuniões. Fortalecer as relações entre o líder e o seu público interno é mote desta “nova era” onde prevalecem menos reuniões e mais conexões.
Voltar à normalidade empresarial, agora que a pandemia se afigura mais controlada, não significa retomar na globalidade as “velhas” rotinas de reuniões intermináveis, por exemplo. Há que saber aproveitar alguns dos novos hábitos adquiridos no período de confinamento e que se revelaram eficazes. É o caso das reuniões digitais que, ao invés das presenciais, não envolvem deslocações nem implicam atrasos devido ao trânsito.
Entrou-se definitivamente numa “nova era” em que os parâmetros de comunicação e a forma como as pessoas se relacionam estão diferentes. Por isso, e para que a mudança seja benéfica para as diferentes partes envolvidas, o Entrepreneur sugere algumas dicas para reduzir as horas despendidas em reuniões e ganhar tempo para criar conexões.
Questione-se: será que a reunião mesmo necessária?
Viajar para ter uma reunião, por vezes de uma hora, noutra cidade ou às vezes noutro país, era uma prática recorrente antes da pandemia. Com a agenda cheia de reuniões, muitas vezes sobra pouco tempo para o trabalho efetivo e para conexões pessoais. Com a pandemia as empresas e os seus líderes tomaram consciência de que muitas reuniões podem ser virtuais, de quinze minutos, e igualmente produtivas.
As reuniões servem para manter uma equipa atualizada ou para tomar decisões estratégicas, por isso devem ser evitadas se não houver um motivo razoável que as justifique. Devem ser mais efetivas e rápidas, deixando espaço para outras tarefas mais operacionais.
Defina a agenda.
Para ser realmente eficaz, uma boa reunião deve ter dois a três pontos na ordem de trabalhos, comunicados antecipadamente aos participantes da reunião. Evite as reuniões surpresa em que as pessoas não sabem para o que vão. O líder deve definir o timing de início e término da reunião e dar o exemplo com a sua pontualidade.
Evite a regra de decibéis
Numa reunião existem sempre pessoas que falam mais e num volume maior. São as que estão habituadas a que a sua opinião seja ouvida e a terem a última palavra. Não há nada de errado nisto. O problema é que existem outras pessoas mais tímidas e menos assertivas e cabe ao moderador dar a voz a estas pessoas
Use a diversidade
Uma reunião funciona melhor quando as pessoas juntas criam mais riqueza do que individualmente. Procure ativamente a diversidade e a multidisciplinaridade… Embora no final todos tenham direito a voto, é importante que cada um expresse com clareza os conhecimentos específicos da sua área: que o médico contribua nas questões de saúde, o comunicador nas questões de comunicação e o advogado nas questões jurídicas.
Conclua as tarefas
Uma reunião que não termina com uma lista de tarefas concretas é uma reunião perdida. Coloque sempre os acordos por escrito e partilhe-os com todos os envolvidos. Esta lista pode servir de base para a próxima agenda de reunião.
Menos reuniões e mais conexão
A tendência de liderança personalizada ganha cada vez mais força na era pós-covid. Mantenha as reuniões de grupo mais curtas quanto possível, e converse individualmente com as pessoas, criando conexões reais que criam riqueza além das reuniões.
Encontre espaços pessoais, também breves, para ouvir os seus colaboradores, as suas histórias e ideias. Tome um café, caminhe com eles e chame-os pelo nome. Pergunte-lhes sobre os filhos e hobbies. Lembre-se que a comunicação não é uma técnica, mas sim um relacionamento. Desde que o relacionamento com as pessoas com quem trabalha permaneça saudável e real, os problemas serão resolvidos com mais facilidade e sem perder a visão e a missão do seu negócio