Como gerir e otimizar equipas à distância

A ManpowerGroup partilha 15 dicas para uma gestão mais eficaz, e sem conflitos, das equipas que estão em trabalho remoto.

Gerir equipas à distância nem sempre é uma tarefa fácil, sobretudo quando essa nunca foi uma prática usual na vida das empresas. Mas nada está perdido. Para ajudar empresas e colaboradores a adaptarem-se a esta nova realidade, a ManpowerGroup partilha algumas dicas que podem facilitar o trabalho de quem tem de gerir as suas equipas à distância.

Rui Teixeira, Chief Operations Officer da ManpowerGroup Portugal, lembrou que um dos principais dilemas do trabalho remoto “reside no facto de as equipas tentarem replicar em casa, sem sucesso, o modelo de trabalho presencial”.  Na sua opinião, “o teletrabalho gera novos desafios operacionais e de negócio: os colaboradores poderão ficar menos conectados com a visão global da organização, as interdependências entre equipas tornam-se mais difíceis de gerir e o risco de incompreensões na comunicação aumenta”.  Além disso, acrescenta, existem ainda os desafios pessoais “como sensação de isolamento, a diminuição do sentimento de pertença e, em alguns casos, a falta de autodisciplina. Por isso mesmo, é necessário que os gestores adotem novas estratégias para ultrapassar estes novos desafios”, aconselha.

A proposta da ManpowerGroup para ultrapassar estas circunstâncias centra-se em 15 sugestões. Ei-las.

Manter as rotinas matinais: É importante que continue a preparar-se para trabalhar remotamente como fazia no seu dia a dia tradicional;

Definir um espaço de trabalho: Escolha o seu espaço de trabalho virtual e crie condições para trabalhar eficazmente. Estabeleça regras claras com os restantes companheiros de casa sobre a utilização do espaço;

Estabelecer um horário: Não tem necessariamente de replicar o horário do escritório, já que pode começar a  trabalhar mais cedo, fazer pausas maiores ou trabalhar até mais tarde. Contudo, é importante definir um horário quer para si quer para a equipa;

Manter contacto com o superior: Mesmo à distância não deixe de comunicar com a sua chefia e estar a par do que se passa na empresa;

Criar rotinas de equipa: Defina momentos frequentes para comunicar com a equipa e continuar a alimentar o sentimento de pertença. Pode, por exemplo, criar pausas para café virtuais, colocadas na agenda, para que os colaboradores façam intervalos informais, mantendo as rotinas de equipa ativas;

Fazer chamadas individuais: Sempre que possível, telefone a todos os elementos da equipa só para saber como estão. Mostre-lhes que se preocupa e que compreende os desafios de trabalhar remotamente;

Mais autonomia à equipa: Encoraje as pessoas escolherem a melhor forma de organizarem o seu dia de trabalho, deixando claro que lhes dá esse voto de confiança;

Ter as ferramentas certas: É fundamental que equipa e gestor tenham a tecnologia certa e a dominem, para que esta não funcione como um bloqueio à eficácia do trabalho;

Adotar métricas baseadas em resultados: Foque-se nos resultados e seja claro quantos aos objetivos pretendidos e aos prazos para os alcançar. Defina quando quer as coisas feitas, em vez de como quer as coisas feitas;

Manter o envolvimento e motivação: Oiça os elementos da sua equipa, demonstre que compreende o que lhe está a ser transmitido e revele empatia com quem se debate com dificuldades. Faça perguntas e assegure-se que todos perceberam o que é esperado deles;

Telefonar: Em vez de enviar emails, telefone. Faça chamadas coletivas ou videochamadas porque isso vai alterar a dinâmica da equipa e aumentar o sentimento de pertença.

Tornar visíveis todas as colaborações: ou seja, encontre forma de tornar visíveis para toda a organização as contribuições individuais e da equipa;

Estabelecer regras para os emails: Adote um sistema para estabelecer níveis de prioridade para os emails, para que a equipa tenha presente os tempos de resposta esperados;

Delegar: Não transforme as reuniões de equipa num monólogo. Distribua os pontos da agenda por todos os elementos e indique sempre alguém diferente para conduzir a reunião. Aborde as questões individuais fora da reunião;

Cuidar de si: Alimente-se bem e faça exercício. Seja mais paciente com a equipa. Torne as reuniões mais consultivas. E faça sempre follow up de tudo por escrito.