Quando um empresário decide organizar um evento para celebrar, por exemplo, o centenário da empresa, é costume convidar uma alta entidade para presidir a este evento. Logo que recebe a confirmação da presença desse convidado de honra (primeiro ministro ou ministro), pode enviar os convites, mencionando que “o evento será presidido por …..”. Esta menção no convite confere prestígio, atrai a presença de mais convidados e justifica a presença dos media.

O pior é quando na véspera, ou no próprio dia, alguém do gabinete do governante telefona a informar que o convidado de honra afinal não pode estar presente. Se o ministro se fizer substituir por um secretário de Estado, não será necessário alterar o guião todo do evento (apenas o nome no cartão da mesa, nos vocativos e, por vezes, na ordem de intervenções). Mas e se, mesmo em cima da hora, o secretário de Estado cancelar a presença? Parece um pesadelo, mas, atualmente, em Portugal os cancelamentos de última hora são a regra e não a exceção.

Como na primeira fila de uma cerimónia que vai ser transmitida pelos media não deve haver lugares vazios, aconselho a ter sempre os contactos dos assessores ou chefes de gabinete das autoridades que tomarão assento nessa fila ou na mesa de honra. Basta contactar, alguns minutos antes de a cerimónia começar, o assessor da entidade que confirmou a presença, mas ainda não chegou ao local. Se lhe disserem que está a chegar, atrasa-se uns minutos a abertura. Se lhe disserem que afinal a chefia não vai estar presente, os anfitriões devem decidir rapidamente quem deve ocupar o lugar vago na primeira fila.

Mesmo que essa informação só chegue quando o anfitrião já está no local a receber os convidados, é possível evitar o desastre. Deve haver sempre um espaço para as boas vindas onde todos aguardam a chegada das autoridades. Nos bastidores, o responsável pelo protocolo, ao ser informado desta situação, pode mudar o lugar dos convidados, retirar cadeiras e alterar o plano de assentamento para evitar que, no dia seguinte, apareça uma fotografia do evento nos media mostrando muitos lugares vazios.

Quando faço consultoria protocolar para eventos, alerto muitas vezes os organizadores para esta possibilidade de haver quem confirme a presença, mas não apareça. Sugiro que estejam preparados para um novo assentamento porque sei que surgem sempre alterações em relação ao que ficou estabelecido na véspera. Quando me dizem que sou muito pessimista respondo que o que eu sou é uma otimista com muita experiência…

Quando se enviam os convites e se escreve R.S.F.F. no canto esquerdo, a maioria das pessoas sabe que esta sigla significa Responda Se Faz Favor e que, por isso, deve confirmar. Mas pouca gente o faz. Uma semana antes do evento deverá ser feito o acompanhamento das confirmações, ligando para as assistentes dos convidados mais importantes que não responderam, perguntando se podem confirmar a presença da chefia, dado tratar-se de um jantar sentado com lugares marcados, de uma plateia com assentamento protocolar ou de um espaço com lugares limitados.

Como as ausências são inevitáveis, mais vale contar com elas. Lembro-me de uma vez ter acabado por volta da meia-noite de fazer o assentamento para uma inauguração de uma fábrica no dia seguinte de manhã. O diretor da empresa perguntou «Esta é a versão definitiva da plateia?» ao que eu respondi, com um sorriso muito doce, que a versão definitiva só lhe podia enviar no dia a seguir ao evento… Fez um ar incrédulo, mas no dia seguinte vários convidados estrangeiros não conseguiram chegar a tempo e foi necessário refazer a primeira fila uma hora antes de o evento começar. Quando se conta com estes imprevistos é mais fácil lidar com eles. O meu slogan é «Imprevistos, sempre. Improvisos, nunca!».

Se receber um telefonema meia hora antes do evento cancelando a presença de alguém, mantenha a serenidade e, com a voz mais doce possível, agradeça terem avisado porque ainda vai conseguir alterar toda a primeira fila (ou a mesa principal). O convidado nunca vai descobrir qual era de facto o lugar dele, mas vai ficar arrependido por ter cancelado tão em cima do acontecimento.

Ou seja, nunca perca a calma nem o sentido de humor, fundamentais para sobreviver neste admirável mundo da organização de eventos empresariais.

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Sobre o autor

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Isabel Amaral é Presidente da Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo desde 2005 e Investigadora do Instituto do Oriente (ISCSP-Universidade de Lisboa), desde 2013. É oradora internacional, empresária, coach executiva, docente em universidades portuguesas e estrangeiras, palestrante e conferencista, em... Ler Mais