Cinco erros que não deve cometer no mundo dos negócios
Se um empreendedor, ou a empresa, se envolverem num escândalo, como deverá o gestor reagir às inúmeras dúvidas e questões levantadas pelos clientes, fornecedores, investidores ou funcionários? Tome precauções para evitar uma eventual crise.
Antes que um problema se torne numa crise séria, quem dirige uma empresa ou um projeto não pode descurar os sinais que deixam adivinhar a aproximação de momentos difíceis e que é preciso agir. Mas, em primeiro lugar, é necessário saber evitar os erros que lhe podem criar problemas. E alguns são bem mais comuns do que se possa pensar. A Forbes, por exemplo, reuniu cinco erros básicos que, frequentemente, levam as empresas a situações delicadas e propõe algumas dicas de comportamentos alternativos para as contornar.
- Mentir e falta de transparência
A verdade pode ser amarga, especialmente quando se trata de revelar irregularidades, receitas ou resultados de vendas abaixo do desejável. Mas a honestidade nua e crua às vezes também pode trazer dissabores e por isso nada melhor que um meio-termo. Uma das vantagens de dizer a verdade é que quem conta não precisa de se lembrar qual foi a história que contou e a quem o fez. A partilha seletiva da verdade é uma opção pois nem toda a gente precisa de saber tudo. No entanto, esta opção também tem um lado negativo, já que pode gerar um sentimento de discriminação no acesso a informação.
- Colocar toda a informação por escrito
É inacreditável as coisas que as pessoas colocam por escrito sem equacionar as possíveis implicações: estão a criar um registo para a posteridade. Embora a documentação e registo de um facto possa ser útil para esclarecer uma situação complicada, por outro lado pode levar a mal-entendidos e colocar as pessoas em posições incómodas ao serem interpretados de forma negativa.
Antes de escrever algo, o gestor deve sempre colocar duas questões: “Quais serão as consequências se isto se tornar público? Isto poderá ser mal interpretado ou mal entendido?”. Imagine a pior situação possível que possa acontecer. Além disso, quando a situação é sensível ou é importante ouvir o tom de voz de alguém para saber realmente a intenção, é melhor pegar no telefone ou falar pessoalmente no escritório à porta fechada. É importante que todos os gestores de topo, membros da direção e restantes funcionários façam o mesmo. Se houver alguma dúvida sobre se algo escrito pode causar problemas, o melhor é não escrever.
- Não prestar atenção a pormenores
Seja o dono da empresa ou parte do grupo de executivos de topo é fundamental garantir que “pequenas transgressões” não afastam a empresa do rumo. Muitas vezes, os funcionários acreditam que estas não serão detetadas. É o síndrome do “toda a gente faz isso”. Por exemplo, usar uma conta da empresa para pagar despesas pessoais ou preencher horas de trabalho só para justificar o tempo. Se a equipa começar a cometer pequenas falhas, não demorará muito a cometer uma grande falha. Se essa cultura existe na empresa é meio caminho para grandes problemas no futuro.
Para evitar este tipo de problemas é importante estar alerta, ter cuidado e ser consistente. Quanto mais pequena for a organização, mais vigilante a equipa de gestão deve estar, porque há menos pontos de controlo. As regras devem ser entendidas por todos, praticadas e aplicadas consistentemente. Caso contrário, as pessoas ficarão descuidadas nas suas tarefas e poderão cometer erros ou incorreções deliberadamente considerando que isso é aceitável.
- Dizer: “Isto não me compete”
Afirmar que algo não é da sua competência, não implica isenção de responsabilidade. Assim como acreditar que algo é feito corretamente porque é do “senso comum”. Um gestor nunca deve assumir esta perspetiva, especialmente com questões financeiras. O motivo é simples: onde há dinheiro, há tentação. E nem todas as pessoas conseguem resistir. Por isso, um gestor astuto deve fazer com que seja impossível desrespeitar as regras.
Uma forma de proteger a empresa contra fraudes e corrupção é dispersando as responsabilidades. Ou seja, quanto mais membros da equipa estiverem envolvidos no processo, mais difícil será para qualquer pessoa esconder uma fraude, pois mais pessoas verificam os processos financeiros. No caso das pequenas empresas, o gestor deve certificar-se de que não é a mesma pessoa a cuidar de todo o fluxo de caixa, nomeadamente a gestão das receitas e despesas. Nas organizações maiores é importante que o comité de auditoria da direção esteja verdadeiramente empenhado na fiscalização e não tenha um visão meramente ornamental.
- Esperar que os problemas desapareçam por si
Pontualmente, os problemas podem pura e simplesmente desaparecer, mas isso é a exceção não a regra. Quanto mais pontas soltas a situação tiver, maior é a probabilidade do segredo sair do controlo e transformar-se numa crise. A melhor forma de tratar do assunto é assumir o controlo do problema logo na fase inicial. Caso contrário a situação poderá escalar e tornar-se descontrolada.
Há que assumir que algo pode, de facto, correr mal e muito pouco tempo para agir quando ocorre uma crise. É preferível a empresa estar preparada e ter um plano de contenção de crise e não precisar dele, do que ser apanhada desprevenida.
Independentemente da área de negócio, a regra final é a mesma: se o gestor perceber que algo inapropriado está a acontecer, ou que provavelmente acontecerá, é seu dever falar. Não deve deixar o problema avançar independentemente de quem esteja envolvido.
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