Saber que palavras usar pode fazer toda a diferença entre uma comunicação profissional bem sucedida ou um enorme mal-entendido.

Os emails ofensivos, agressivos ou cruéis, aqueles que não necessitam de pontos de exclamação ou ter maiúsculas para expressar ódio ou sarcasmo são conhecidos como “incendiários” e têm uma coisa em comum: uma total e absoluta falta de inteligência emocional.

Travis Bradberry, coautor do livro Emotional Intelligence 2.0 e presidente da TalentSmart, partilhou no Entrepreneur quatro estratégias que considera métodos comprovados para manter as suas emoções dentro do razoável antes de responder a emails, posts nas redes sociais e comentários negativos.

  1. Aprenda com Abraham Lincoln

Como pode alguém que viveu mais de um século antes de existir a Internet ensinar-nos sobre etiqueta na Web Lincoln escrevia cartas ofensivas aos seus rivais políticos, mas nunca as enviava. Descarregava a sua frustração no papel e depois guardava-o numa caixa. No dia seguinte, quando a intensidade das suas emoções já se tinha aplacado, escrevia e mandava cartas mais amigáveis e conciliadoras.

Faça o mesmo com estes emails. As suas emoções podem ser válidas, mas tal não significa que reagir no momento o vá beneficiar. Descarregue a ira, guarde o rascunho e volta ao mesmo mais tarde, quando tiver acalmado. Nessa altura estará suficientemente racional para editar o texto e reduzir as partes ofensivas à sua mínima expressão ou, melhor ainda, reescrevê-lo num tom mais amável e benéfico para ambos.

  1. Conheça os limites do seu humor

Utilizar piadas e sarcasmos na comunicação escrita pode ser muito perigoso, uma vez que pode ser difícil de saber quando se trata de humor e não de uma afirmação.

A comunicação digital pode ser facilmente mal-interpretada pela ausência da linguagem corporal e não estará lá para suavizar o golpe quando a sua brincadeira não for entendida como pretendia. Por isso, no mundo virtual é melhor manter-se dentro da fronteira do amigável e do profissional.

  1. Lembre-se que está a falar com pessoas

O psicólogo John Suler descobriu que aqueles que mantêm uma comunicação online têm um “efeito de desinibição”, uma vez que, sem um feedback em tempo real e o cara a cara, não se preocupam tanto se estão ou não a ofender o outro.

Da próxima vez que receber uma mensagem mal-educada, pare antes de contra-atacar. Imaginar quem está do outro lado e avaliá-la chega quase sempre para extinguir a irritação, antes que esta saia de controlo. A pessoa pode ter interpretado mal a mensagem anterior que lhe enviou. Talvez esteja sob pressão ou, simplesmente, esteja a ter um dia mau. Colocar-se do outro lado do ecrã vai dar-lhe a perspetiva de que necessita para evitar que a situação passe ao nível seguinte.

  1. O uso de 😉 🙁 :-O

Algumas pessoas ou organizações acreditam que caretas, piscadelas de olho e outros símbolos de emoções digitais são pouco profissionais e estão deslocados na comunicação profissional. No entanto, investigadores holandeses demonstraram que, quando usados apropriadamente, podem melhorar ou realçar o tom desejado num email.

A equipa concluiu que os emoticons “cumprem as mesmas funções que o comportamento não verbal”. Experimente integrar um rápido 🙂 na próxima vez que queira manter um tom coloquial num email.

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