Poupe tempo, dinheiro e algumas dores de cabeça seguindo algumas dicas simples antes de iniciar uma viagem de negócios ou, porque não, até de lazer.

As opções para reservar viagens de negócios são cada vez maiores, uma realidade que quem viaja muito agradece. Mas a diversidade de ofertas de viagens também podem levar a problemas de escolha. Para ajudar quem viaja em negócios, e porque não também em lazer, a encontrar as melhores opções e as tomar decisões mais inteligentes, existem algumas “regras” de boas práticas e de tecnologias a considerar.
Eis sete dicas para planear e reservar as melhores viagens.

1. Use ferramentas inteligentes para planear viagens

Aplicações móveis voltados especificamente para as necessidades dos viajantes de negócios podem economizar dinheiro, tempo e complicações. Os empreendedores devem procurar ferramentas de reserva que se sincronizem com seus calendários eletrónicos e forneçam recomendações sobre voos, hotéis e aluguer de carros com base nas reservas do calendário.

Quem viaja em negócios também deve procurar apps que lhes permitam ganhar pontos e milhas. Depois do itinerário reservado, podem manter tudo organizado, aproveitando as aplicações que geram automaticamente itinerários de viagem com base em e-mails e recibos de confirmação e aos quais podem aceder em qualquer lugar.

2. Verifique voos de sentido único

Os viajantes de negócios devem comparar preços e opções para reservar voos de ida e volta. Desta forma podem conseguir economizar dinheiro, dada a capacidade de escolher companhias aéreas diferentes para cada etapa da viagem. Além disso, há maior flexibilidade para planear os voos da maneira mais adequada para os seus planos de viagem.

3. Aparthotel versus hotéis

Atualmente, a maioria dos viajantes sabe que pode reservar um apartamento ou aparthotel em vez dos tradicionais hotéis. Este tipo de alojamento pode oferecer vantagens: mais espaço e conforto, potencialmente por menos dinheiro do que um quarto de hotel. Alguns têm cozinhas e áreas de estar para que os viajantes possam cozinhar. Há que ponderar a opção que melhor se enquadra no seu perfil e nas suas necessidades durante a viagem, sem descartar à partida a oferta hoteleira já que muitos hotéis também oferecem comodidades convenientes e económicas, como o pequeno almoço, transporte para destinos locais, além de espaços de lazer como ginásio ou piscinas.

4. Evite bilhetes de última hora

Conferências inesperadas ou reuniões de última hora, levam muitas vezes a que tenha de fazer alterações nas viagens programadas ou a fazer uma reserva de um dia para o outro. Regra geral, a reserva de voos de última hora implica ter de pagar tarifas aéreas muito altas. São vários as pesquisas que referem que o ideal é reservar voos com, pelo menos, oito dias de antecedência. Os bilhetes reservados com menos de sete dias podem ser, em média, 44% mais caros do que os comprados com 15 dias de antecedência à data da viagem.

5. Pense duas vezes antes de comprar a tarifa mais barata

Nos últimos anos, foram muitas as companhias aéreas que adotaram tarifas económicas básicas como forma de competir com as transportadoras low cost. No entanto, na maior parte das vezes não são tarifas adequadas para viagens de negócios, dado que não permitem reembolsos ou fazer alterações de itinerário sem a emissão de um novo bilhete. Além disso, ser-lhe-ão certamente cobrados extras como bagagem de mão por exemplo.

6. Use os programas de apoio dos aeroportos

Hoje em dia, a maioria dos viajantes a negócios conhece os programas de segurança de transportes aéreos, como por exemplo o norte-americano TSA Precheck program, que permite que os viajantes “saltem” algumas  das demoradas etapas associadas à segurança nos aeroportos e às linhas de triagem alfandegária.

Mas quem faz viagens de negócios por todo o mundo, pode equacionar inscrever-se no Global Entry program, que lhes permite utilizar um quiosque automático para processamento do passaporte, em vez de terem de esperar na fila do controlo. Desta forma, acedem a um conjunto de procedimentos que podem agilizar os processos de segurança e tornar a passagem por vários aeroportos do mundo de forma mais rápida. Assim que estiverem inscritos no programa Global Entry, os viajantes recebem automaticamente o TSA Precheck.

7. Elimine papelada

Cada vez mais, os viajantes de negócios devem considerar aplicações que lhes permitam, facilmente, transformar qualquer recibo de papel num eletrónico. As apps de despesas integram as ferramentas de reserva de viagens e usam tecnologias como machine learning, podem pré-preencher itens de despesas com base em atividades anteriores e / ou itinerários de viagem.

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