Grandes eventos empresariais são ações de comunicação e imagem, de marketing e publicidade. Quando um empresário decide celebrar publicamente o aniversário da empresa, a inauguração de umas instalações ou o lançamento de um produto, o que pretende, no fundo, é comunicar a solidez da empresa e o prestígio dos seus dirigentes.

A organização profissional de eventos tem, por isso, uma importância crescente para as grandes empresas. Esses eventos são um instrumento privilegiado da comunicação empresarial, desde que não tenham falhas e alcancem todos os públicos pretendidos. No dia seguinte ao evento, os recortes de imprensa devem salientar o que se queria transmitir e não uma gafe ou um detalhe que desvirtuou o essencial.

Quando se organiza um evento, é indispensável, numa primeira fase, haver uma ideia do que se pretende transmitir e só depois definir o local, a data, o horário e o programa, em função dessa ideia. Escolhido o lugar onde vai decorrer a reunião e definido o programa, elabora-se a lista de convidados. Depois de assegurada a disponibilidade de local, entra-se na fase de organização propriamente dita, elaborando-se uma lista de tarefas e nomeando responsáveis por cada uma delas, com prazos bem definidos, num cronograma constantemente atualizado.

É nesta fase que surgem as questões protocolares, seja na elaboração dos convites, seja nas formas de tratamento ou na ordem das intervenções. Quando se passa para o desenho da sala e do palco, ter conhecimentos de protocolo é fundamental para se definir o assentamento de anfitriões e convidados.

Quando se opta por uma mesa de presidência no palco, surge a dúvida sobre quem deve presidir. O que é de facto a presidência? Segundo o dicionário, presidência é o ato de presidir, o que por sua vez significa ocupar o primeiro lugar ou o lugar de honra à mesa de um banquete. Mas presidir é também dirigir, superintender e regular a ordem de trabalhos de uma conferência, por exemplo.

Para se definir quem preside a um evento, existem aspetos da legislação oficial cuja filosofia se pode adaptar ao caso das entidades privadas. Por exemplo, deve ficar assente que preside quem organiza a cerimónia. Ou seja, o lugar central deve ser ocupado pelo representante máximo da empresa ou instituição, colocando-se o convidado mais importante sentado à sua direita.

Sendo ponto assente que o anfitrião, o dono da casa, ocupa o lugar central, é a partir desse lugar que se ordenam as outras pessoas. Essa ordenação tem, no entanto, de obedecer a critérios que sejam compreensíveis e possam ser aceites por todos os intervenientes. Os critérios mais conhecidos para ordenar pessoas são a hierarquia. Entre pessoas hierarquicamente similares, aplica-se o critério da antiguidade. O terceiro critério é a ordem alfabética, que é muito utilizado, por exemplo, para ordenar bandeiras de diversos países.

Em relação à cedência da presidência em cerimónias não oficiais, o anfitrião só deverá ceder, por cortesia, a presidência ao Presidente da República, ao Presidente da Assembleia da República e ao Primeiro-ministro. Neste caso, o anfitrião senta-se à direita da alta entidade a quem cedeu a presidência, transformando-se no primeiro convidado ou, se estiver presente, além do Presidente da República, o Primeiro-ministro, é melhor que o anfitrião se sente à esquerda do Presidente da República.

No caso de estarem presentes muitas altas entidades, estas deverão ir para a primeira fila, tendo o cuidado de não ir contra o que está estabelecido na lei, nomeadamente no artigo 5º da Lei nº40/2006, de 25 de agosto: “Para as altas entidades públicas, a lista de precedências constante da presente lei prevalece sempre, mesmo em cerimónias não oficiais.” Ou seja, se coincidirem várias autoridades, deve respeitar-se entre elas a ordem de precedência estabelecida no artigo 7º desta lei.

O protocolo pode não ser uma disciplina ao alcance de todos e os seus conceitos podem parecer complicados para leigos na matéria. Mas, na realidade, ele simplifica a vida de quem tem de organizar eventos empresariais e é uma garantia de que o seu evento vai transmitir a mensagem pretendida.

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Sobre o autor

Isabel Amaral

Isabel Amaral é Presidente da Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo desde 2005 e Investigadora do Instituto do Oriente (ISCSP-Universidade de Lisboa), desde 2013. É oradora internacional, empresária, coach executiva, docente em universidades portuguesas e estrangeiras, palestrante e conferencista, em temas como Imagem, Protocolo e Comunicação Multicultural. Como formadora de protocolo, imagem e comunicação intercultural, assegurou a organização e monitoria de diversos cursos em Portugal, Angola, Cabo Verde, Namíbia. Espanha,... Ler Mais