Este método foi inspirado na forma de trabalho da gigante de automóveis Toyota e pode organizar a desordem que rodeia muitas das equipas que necessitam de dar prioridade ao que é mais importante.

As start-ups vivem num mercado que se move extremamente rápido e um simples passo em falso pode deitar por terras os planos dos empreendedores – sobretudo os que trabalham na área de IT e Marketing.

No entanto, existem metodologias que lhes permitem recorrer a formas ágeis e inteligentes para se organizarem. Uma delas é a metodologia Kanban – que consiste em visualizar os fluxos de trabalho de uma tarefa através da utilização de recursos gráficos e de uma estratégia de melhoria constante de processos.

O método Kanban foi originalmente anunciado por David J. Anderson, engenheiro da Microsoft, como aproximação a um processo exponencial e evolutivo para as empresas. Inspirado na metodologia de trabalho da gigante de automóveis Toyota, é uma forma de organizar a desordem que rodeia muitas equipas que necessitam de dar prioridade ao que é importante e de conhecer o fluxo de trabalho, e o WIP (“work in progress”) tolerável, com o objetivo de proporcionar ao cliente um melhor serviço.

Este método baseia-se numa série de princípios básicos conhecidos para evitar dois grandes problemas das start-ups:

Procrastinação: muitas strat-ups têm grandes ideias, grandes projetos, grandes propostas, mas não conseguem implementá-las, acabando por abandoná-las. Kanban reduz a procrastinação porque atribui um tempo a cada tarefa, a fim de eliminar a dispersão.

– Organização: outro grande problema das empresas é que todos querem fazer muitas coisas e não se focam nas suas áreas de especialização. Todavia, é melhor que cada funcionário saiba o que fazer e tenha clara a sua dedicação.

Para o ajudar a organizar o caos em que está a sua empresa, conheça os 9 princípios a metodologia Kanban.

  1. Comece com o que faz agora

Não há nenhuma maneira concreta para executar o método. Se já possui um fluxo de trabalho específico, pode adaptá-lo ao Kanban. As mudanças não são radicais desde o início.

  1. Persiga a mudança evolutiva e exponencial

O Kanban é projetado para evitar atrito com o seu fluxo de trabalho atual. As mudanças radicais são desencorajadas pelo simples facto que podem fazer com que perca o sentido do que faz. Em vez disso, este método defende que nos devemos concentrar em fazer pequenas mudanças, em vez de reinventar a roda.

  1. Respeite os processos atuais, papéis e responsabilidades

O seu modelo atual de trabalho não pode ser de todo mau, e isso é o melhor de Kanban, que reconhece as vantagens do seu modelo e tenta melhorá-las. A sua missão é detectar o que pode ser melhorado em todas as fases de desenvolvimento do produto.

  1. Incentivar a liderança a todos os níveis

A definição de liderança mudou muito nos últimos anos. Kanban capacita até os estagiários. Não precisa de ser o CEO a implementá-lo. Cada membro de sua equipa deve ter uma mentalidade de melhoria contínua, tentando todos os dias fazer melhor e mais rápido.

  1. Mostre o fluxo de trabalho

É essencial perceber o fluxo de trabalho que tem em mãos. A maneira óbvia é usar um painel com colunas do seu processo. Nem todos os processos são os mesmos, por isso, nem todas as colunas têm de ser iguais. Defina o seu processo com os stakeholders, de forma a que o Kanban o ajude ao máximo. Use post-its, caneta ou software, não há nenhuma regra escrita.

  1. Limite o WIP tanto quanto possível

Não é o melhor trabalhador que começa mais coisas, mas o que termina em melhor estado e qualidade. Não importa que sejamos capazes de gerir 20 pojetos, se só um é concluído com sucesso. Calcule qual é o WIP tolerável para a sua equipa e mantenha um padrão de qualidade.

  1. Gira e avalie o ciclo

Assim que concluído o primeiro ciclo Kanban, deverá questionar-se: Tudo flui bem? Existe algum ponto em que tenha passado mais tempo? Não tenha medo de mudar partes do processo.

  1. As políticas do processo devem ser explícitas

Todos devem conhecer perfeitamente o processo e todos devem entendê-lo. Se há um membro da equipa que não compreende alguma parte do processo, deve explicá-lo ou alterá-lo.Todos devem falar a mesma língua.

  1. Melhore de forma colaborativa, utilizando modelos e o método científico

Partilhe o seu modelo Kanban com os seus colegas, pessoas de confiança ou outros profissionais que não sejam os seus concorrentes. Discuta com eles. Avalie sempre, desde o número de projetos que foram concluídos até à qualidade objetiva em termos de satisfação do cliente. E não tenha medo de mudar alguma coisa. O feedback e a melhoria contínua é a pedra angular do Kanban, por isso não hesite em perguntar e mudar.

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