Como elaborar convites

Nos tempos que correm há muitas maneiras de convidar pessoas a participar numa atividade. Para situações mais informais, pode-se convidar pelo telefone ou enviar o convite por mensagem eletrónica, tendo em atenção que os convites digitalizados carregam muito as caixas de correio e até podem ir parar à caixa de SPAM. Se não se obtiver respostas ao fim de uma semana, terá de ser feito um “follow up” para saber se foram recebidos.

No caso de convites impressos mais formais, a serem enviados pelo correio, é necessário ter alguns conhecimentos de protocolo como, por exemplo, conhecer as fórmulas adequadas e as formas de tratamento para o endereçamento dos envelopes.

Se quiser convidar uma alta entidade, o convite formal deverá ser feito através de uma carta onde se descreve o evento e se formula o convite. Estas são algumas das formas de tratamento adequadas[1] :

Regras básicas na elaboração de todos os convites impressos:

1. Nunca se escreve a palavra CONVITE (através da frase “XPTO tem o prazer de convidar V.Exa.” sabemos que se trata de um convite)
2. Na primeira linha escreve-se o nome, sem acrescentar o título académico, de quem convida e/ou o cargo (no endereçamento deverá usar os títulos académicos para os convidados);
3. O convite é feito na 3.ª pessoa do singular (só as cartas convites são escritas na primeira pessoa do singular). Num convite impresso, a seguir ao nome do anfitrião acrescenta-se a frase “tem a honra/o prazer de convidar”;
4. Por ser feito na 3.ª pessoa do singular, o convite não deve ser assinado ao contrário das cartas-convite.
5. Como os convites devem ser breves, claros e precisos, abreviam-se certas frases através de siglas, como, por exemplo, RSFF em vez de “Responda Se Faz Favor” (os brasileiros preferem a fórmula francesa: RSVP).

Exemplo de convite impresso:

Quando o convite pedir resposta, deve responder-se no prazo de 48 horas, visto que os responsáveis pela organização do acontecimento precisam de saber quantas pessoas estarão presentes para passarem à fase seguinte, que é a da elaboração da lista de confirmações e seu ordenamento.

Só não precisa de responder ao convite se a abreviatura RSFF estiver riscada com um traço e, por cima desta, aparecer escrito à mão “p.m.”, que significa “pró-memória”. Este pró-memória só é enviado, depois de o convite ter sido formulado e aceite pelo telefone, em caso de ser necessário mostrar o convite à chegada e para que os convidados não se esqueçam de aparecer depois de terem confirmado a sua presença.

[1] Imagem e Sucesso – Guia de Protocolo para Pessoas e Empresas”, Isabel Amaral, pag.79, Casa das Letras, 2017