No momento inicial de uma empresa, o tempo do seu fundador é um dos seus bens mais preciosos. Nesse momento, normalmente a start-up é muito dependente desse tempo e, quanto mais este for utilizado de forma eficiente, maior será o crescimento inicial da companhia.

Porém, será que os fundadores se preocupam com a sua produtividade? Preocupam-se se o tempo está sendo gasto da melhor forma? Normalmente não. Por isso, listei 4 dicas para o empreendedor melhorar o uso do seu bem mais precioso e ter uma companhia de alta produtividade.

1 – Controle o seu tempo

Como você gasta o seu tempo? Tente fazer uma estimativa: quantos por cento das suas horas de trabalho são utilizadas em tarefas da sua empresa? Você tem essa resposta exata? Provavelmente não e, quando nós estimamos, tendemos a superestimar esse valor.

Um dado impressionante: a média de tempo gasto em tarefas relacionadas com o trabalho durante o expediente é de apenas 39%. Isso mesmo, 61% do tempo que deveria ser útil é gasto em outras atividades não relacionadas com o ofício.

Por isso, é muito importante controlar o nosso tempo de trabalho gasto e direcionar esforços para o que realmente interessa, elevando esse percentual para cerca de 70% a 80% e dobrando os resultados com o mesmo tempo de trabalho. Produtividade está diretamente relacionada com o tempo alocado às tarefas que agregam valor ao seu negócio.

2 – Evite o vício das longas reuniões

Reuniões longas são um vício no início de um empreendimento. Grandes reuniões, com muitos envolvidos dando palpite, que duram horas e parecem não ter nenhum resultado. Soa comum? Os empreendedores utilizam essas reuniões para sentirem que estão produzindo, bem como a sua equipa, quando na verdade esse é um verdadeiro cancro para o negócio.

Essas reuniões poderiam ter um tempo bastante reduzido e um melhor resultado, se seguíssemos algumas dicas simples.

Primeiro: deve haver um objetivo definido antes de a reunião começar. O que espero ter como output desse encontro?

Segundo: as pessoas envolvidas devem conhecer esse objetivo previamente. É bastante comum uma reunião ser marcada e as pessoas não terem opinião sobre aquele assunto, e uma nova reunião é necessária para rediscutir o tema.

Além disso, todas aquelas pessoas são realmente necessárias nessa discussão? Cuidado com a famosa frase “seria bom se o Fulano também participasse”. Se o Fulano não possui voz e importância naquela tomada de decisão, o melhor a fazer é não participar.

Terceiro: Reduza o tempo previsto para a reunião e cumpra. Transforme reuniões planeadas para uma hora em reuniões planeadas para meia hora. No início é mais difícil, mas, com o tempo, vamo-nos acostumando a ser mais objetivos, claros e diretos.

3 – Otimize o tempo de respostas de e-mail

Quando foi a última vez que você viu a sua caixa de entrada zerada? Você sonha com esse momento? Pois não é só você. Muitas vezes, chegamos à empresa com mais de 100 e-mails na caixa, reduzimos para 30 e, depois de uma rápida reunião, esse número passa de 100, novamente.

Para melhorar o nosso tempo gasto com e-mail, a primeira coisa a fazer é definir apenas um ou dois blocos de horários para lhes responder, e não fazer isso o tempo todo e nem como primeira tarefa do dia. Em geral, devemos guardar as primeiras horas do dia para as tarefas mais complexas.

Contenha a ansiedade de responder a e-mails a todo o momento, pois, se houver algo realmente urgente para ser resolvido, o seu telefone vai tocar.

4 – Organize melhor as suas tarefas

O que você vai fazer amanhã? Quais tarefas? Que horas? Se você não tem essas respostas, talvez seja o momento de repensar a organização de trabalho. O primeiro passo é fazer um brainstorming de tudo o que precisa ser feito naquele dia. Pense em tudo e escreva num papel.

O segundo passo é agrupar as tarefas por afinidade. Você vai perceber que muitas delas são subtarefas de outras já listadas.

Em seguida, como terceiro passo, deve classificar essas tarefas em importantes e urgentes, sendo importantes as que causam maior impacto na companhia e urgentes as que precisam ser resolvidas mais rapidamente.

Após esse passo, devemos verificar se existem outras pessoas envolvidas nessas tarefas e quais podemos delegar. Esse passo é importantíssimo, porque não delegar tarefas é um dos principais erros do empreendedor e delegar pode poupar grande parte do seu tempo.

O quinto passo é colocar todas as tarefas numa agenda. Porquê uma agenda? Porque ela é finita e conseguimos enxergar claramente o que vamos conseguir realizar e o que deverá ficar para o dia seguinte, além de nos ajudar a evitar as grandes reuniões que poderiam surgir ao longo do dia.

Com esses 4 passos, você terá um gasto de tempo de melhor qualidade, produzindo efeito direto para o presente e para o futuro do seu empreendimento, tornando a sua empresa uma start-up de alto desempenho.

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Sobre o autor

João Roberto Magalhães

João Roberto Magalhães é diretor da Escola de Negócios do IEG - Instituto de Engenharia de Gestão, no Rio de Janeiro. e investidor em start-ups. Foi Diretor Executivo da Escola de Negócios do Instituto de Engenharia de Gestão - IEG,... Ler Mais